Retningslinjer for varsling

1. Introduksjon – hva er varsling, og hvorfor er det viktig?

Dacke Industri AB, og dermed LLENTAB, arbeider for å opprettholde et åpent forretningsklima og høyt nivå av forretningsetikk. Vår varslertjeneste tilbyr en mulighet til konfidensielt å kommunisere mistanker om uregelmessigheter. Tjenesten er viktig for å redusere risiko og for å opprettholde tilliten til vår virksomhet, ved å gjøre det mulig for oss å oppdage og rette opp mistenkte uregelmessigheter i tidlig fase.

Våre ansatte er den viktigste kilden til innsikt for å avdekke misforhold som må tas tak i. Vår varslingstjeneste tilbyr en mulighet til å varsle bedriften/organisasjonen i fortrolighet. Varsling kan gjøres åpent eller anonymt.

2. Når skal du blåse i fløyta?

Varslingstjenesten kan brukes til å varsle oss om alvorlige risikoer som påvirker enkeltpersoner, vår bedrift/organisasjon, samfunnet eller miljøet. Dette kan innebære:

  • intern regnskapskontroll, revisjonssaker, bekjempelse av bestikkelser, bank- og finanskriminalitet,
  • eller andre alvorlige upassende forhold som angår selskapets eller konsernets vitale interesser eller enkeltpersoners liv eller helse. for eksempel alvorlig miljøkriminalitet. store mangler som angår sikkerheten på arbeidsstedet. og svært alvorlige former for diskriminering eller trakassering.

Vedrørende saker knyttet til misnøye på arbeidsplassen eller relaterte spørsmål. bes ansatte, så vel som eksterne interessenter, kontakte tillitsvalgt eller daglig leder i bedriften. da slike type saker ikke kan behandles i omfanget av varslingen.

En person som blåser i fløyta trenger ikke å ha sikre bevis for å uttrykke en mistanke. Men bevisst rapportering av falsk informasjon eller med bakgrunn av en ondsinnet hensikt er forbudt. Misbruk av varslingstjenesten er en alvorlig disiplinærforseelse.

Vær oppmerksom på at det er restriksjoner på bruken av en varslingstjeneste i enkelte land.

3. Hvordan blåse i fløyta?

Det er ulike måter å reise bekymringer på:

  • Alternativ 1 Ta kontakt med tillitsvalgt eller daglig leder i vår organisasjon.
  • Alternativ 2 Kontakt organisasjonens varslingsteam. Oppnevnte personer med myndighet til å håndtere varslingssaker:
    • Lars Fredin, konsernsjef, Dacke Industri AB, lars.fredin@dackeindustri.se.
    • Per Porenius, finansdirektør, Dacke Industri AB, per.porenius@dackeindustri.se.
    • Khashayar Nikavar, styreleder, Dacke Industri AB, khashayar.Nikavar@nordstjernan.se.
  • Alternativ 3 Anonym melding via varslerens kommunikasjonskanal: https://report.whistleb.com/dackeindustri.

Vi oppfordrer alle som deler sine mistanker om å være åpne om sin identitet. Alle meldinger som mottas vil bli behandlet konfidensielt. For de som ønsker å være anonyme tilbyr vi en kanal for anonym rapportering (alternativ 3).

Varslingskanalen som tillater anonyme meldinger, administreres av WhistleB, en ekstern tjenesteleverandør. Alle meldinger er kryptert. For å sikre anonymiteten til personen som sender en melding, lagrer ikke WhistleB IP-adresser eller andre metadata, det vil si data som kan relateres til personen som sender meldingen. Den som sender meldingen forblir også anonym i den påfølgende dialogen med varslingsteamet for bedriften/organisasjonen.

4. Utredningsprosessen

VARSLINGSLAGET

Tilgang til meldinger mottatt gjennom vår varslingskommunikasjonskanal er begrenset til oppnevnte personer med myndighet til å håndtere varslingssaker. Handlingene deres blir loggført og håndteringen er konfidensiell. Ved behov kan personer som kan tilføre ekspertise inkluderes i utredningsprosessen. Disse personene kan få tilgang til relevante data og er også bundet til konfidensialitet.

Hvis en person tar opp en bekymring direkte til tillitsvalgt, daglig leder eller ved å kontakte varslingsteamet personlig, blir meldingen satt inn i varslingskommunikasjonskanalen og behandlet i henhold til disse retningslinjene.

MOTTA EN MELDING

Etter å ha mottatt en melding, bestemmer varslingsteamet om de skal godta eller avslå meldingen. Hvis meldingen blir akseptert, vil passende tiltak for utredningen bli iverksatt, se utredningen nedenfor.

Varslingsteamet kan nekte å godta en melding hvis:

  • det påståtte misforholdet ikke er rapporterbar oppførsel i henhold til retningslinjene for varsling
  • meldingen er ikke laget i god tro eller er ondsinnet
  • informasjonen er utilstrekkelig for å tillate videre utredning
  • emnet for meldingen er allerede løst

Hvis en melding inneholder problemer som ikke dekkes av omfanget av retningslinjene for varsling, bør varslingsteamet iverksette passende tiltak for å få problemet løst.

Ikke ta med sensitiv personlig informasjon i meldingen din hvis det ikke er nødvendig for å beskrive bekymringen din.

 UTREDNING

Alle meldinger blir behandlet seriøst og etter retningslinjene for varsling.

  • Ingen fra varslingsteamet, eller noen som deltar i utredningsprosessen, vil forsøke å identifisere varsleren.
  • Varslerteamet kan ved behov sende inn oppfølgingsspørsmål via kanalen for anonym kommunikasjon.
  • En melding vil ikke bli undersøkt av noen som kan være involvert i eller knyttet til bekymringen.
  • Varslingsteamet bestemmer om og hvordan en varslingsmelding skal eskaleres.
  • Varslingsmeldinger håndteres konfidensielt av de involverte partene.

VARSLINGSBESKYTTELSE VED IKKE-ANONYM VARSLING

En person som uttrykker genuin mistanke eller bekymring i henhold til retningslinjene for varsling, vil ikke stå i fare for å miste jobben eller bli utsatt for noen form for sanksjoner eller personlige ulemper som følge av dette. Det spiller ingen rolle om varsleren tar feil hvis han eller hun handler i god tro.

Med forbehold om hensyn til personvernet til de det er fremsatt anklager mot, og eventuelle andre spørsmål om konfidensialitet, vil en ikke-anonym varsler bli holdt informert om utfallet av etterforskningen av anklagene.

I saker om påståtte straffbare handlinger vil varsleren bli informert om at hans/hennes identitet kan måtte avsløres under rettslige forhandlinger.

 

BESKYTTELSE AV, OG INFORMASJON, TIL EN PERSON SPESIFISERT I EN VARSLERMELDING

Rettighetene til individene spesifisert i en varslermelding er underlagt relevante databeskyttelseslover. De berørte vil ha rett til å få tilgang til data relatert til dem selv, og dersom informasjonen er feil, ufullstendig eller utdatert kan endringer kreves eller sletting av data.

Disse rettighetene er underlagt eventuelle overordnede sikringstiltak som kreves for å hindre ødeleggelse av bevis, eller andre hindringer for behandling og utredning av saken.

 

SLETTING AV DATA

Personopplysninger i en varslingsmelding og dokumentasjon slettes når utredningen er fullført, bortsett fra når personopplysninger må oppbevares i henhold til andre gjeldende lover. Sletting utføres 30 dager etter avsluttet utredning. Etterforskningsdokumentasjon og varslermeldinger som arkiveres bør anonymiseres; de bør ikke inkludere personopplysninger som personer direkte eller indirekte kan identifiseres gjennom.

 

5. Rettslig grunnlag for varslingsretningslinjene

Denne policyen er basert på EUs generelle databeskyttelsesforordning og retningslinjer for varsling.

 

6. Overføring av personopplysninger utenfor EØS

Alle data lagres innenfor EU. Det er et generelt forbud mot overføring av personopplysninger ut av Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet (EØS) med mindre spesifikke mekanismer brukes for å beskytte data.

  1. Omfanget av denne varslingsretningslinjen inkluderer ikke potensiell overføring av personopplysninger fra EØS til tilknyttede selskaper utenfor EØS.