Retningslinjer for varsling

1. Introduksjon – hva er varsling, og hvorfor er det viktig?

LLENTAB Group arbeider for å opprettholde et åpent forretningsklima og høyt nivå av forretningsetikk. Våre ansatte er den viktigste kilden til innsikt for å avdekke misforhold som må taes tak i. Vår varslingstjeneste tilbyr en mulighet til å varsle bedriften/organisasjonen om misforhold i fortrolighet. Tjenesten er viktig for å redusere risiko og for å opprettholde tilliten til vår virksomhet, ved å gjøre det mulig for oss å oppdage og rette opp mistenkte uregelmessigheter i tidlig fase.

Varsling kan gjøres åpent eller anonymt.

Formålet med å ha retningslinjer for varsling er å oppmuntre ansatte, så vel som eksterne interessenter, til å varsle om mistanke om misforhold uten risiko for reprisalier, samt å sikre en hensiktsmessig utredningsprosess.

2. Når skal du blåse i fløyta?

Varslingstjenesten kan brukes til å varsle oss om alvorlige risikoer som påvirker enkeltpersoner, vår bedrift/organisasjon, samfunnet eller miljøet. Dette innebærer alvorlige uregelmessigheter vedrørende:

  • regnskap, intern regnskapskontroll, revisjonssaker, bekjempelse av bestikkelser, bank- og finanskriminalitet
  • andre alvorlige upassende forhold som angår selskapets eller konsernets vitale interesser eller enkeltpersoners liv eller helse. For eksempel miljøkriminalitet, smangler som angår sikkerheten på arbeidsstedet, og alvorlige former for diskriminering eller trakassering.

Vedrørende saker knyttet til misnøye på arbeidsplassen eller relaterte spørsmål bes ansatte, så vel som eksterne interessenter, kontakte tillitsvalgt eller daglig leder i bedriften, da slike type saker ikke kan behandles i omfanget av varslingen.

En person som blåser i fløyta trenger ikke å ha sikre bevis for å uttrykke en mistanke. Men bevisst rapportering av falsk informasjon eller med bakgrunn av en ondsinnet hensikt er forbudt. Misbruk av varslingstjenesten er en alvorlig disiplinærforseelse.

Vær oppmerksom på at det er restriksjoner på bruken av en varslingstjeneste i enkelte land.

3. Hvordan blåse i fløyta?

Det er ulike måter å reise bekymringer på:

4. Utredningsprosessen

UTREDNING

Alle meldinger blir behandlet seriøst og etter retningslinjene for varsling.

  • Ingen fra varslingsteamet, eller noen som deltar i utredningsprosessen, vil forsøke å identifisere varsleren.
  • Varslingsmeldinger håndteres konfidensielt av de involverte partene.

VARSLINGSBESKYTTELSE VED IKKE-ANONYM VARSLING

En person som uttrykker genuin mistanke eller bekymring i henhold til retningslinjene for varsling, vil ikke stå i fare for å miste jobben eller bli utsatt for noen form for sanksjoner eller personlige ulemper som følge av dette. Det spiller ingen rolle om varsleren tar feil hvis han eller hun handler i god tro.

Med forbehold om hensyn til personvernet til de det er fremsatt anklager mot, og eventuelle andre spørsmål om konfidensialitet, vil en ikke-anonym varsler bli holdt informert om utfallet av etterforskningen av anklagene.

I saker om påståtte straffbare handlinger vil varsleren bli informert om at hans/hennes identitet kan måtte avsløres under rettslige forhandlinger. 

For å sikre uavhengighet og konfidensialitet mottas alle meldinger av en ekstern aktør. Rapporten gjennomgås, deretter sendes saken videre til oppnevnte saksbehandlere ved LLENTAB. Den eksterne aktøren sørger for at meldinger ikke sendes til saksbehandlere som er berørt av saken. Ved behov for ekstern kompetanse kan utredninger gjennomføres av en ekstern aktør med lang erfaring i varslersaker og relaterte utredninger. Ingen informasjon om deg som varsler vil bli utlevert med mindre du har gitt ditt samtykke til dette. Du velger selv om du vil være anonym overfor den uavhengige aktørens saksbehandlere.

SLETTING AV DATA

Personopplysninger i en varslingsmelding og dokumentasjon slettes når utredningen er fullført, bortsett fra når personopplysninger må oppbevares i henhold til andre gjeldende lover. Sletting utføres 30 dager etter avsluttet utredning. Etterforskningsdokumentasjon og varslermeldinger som arkiveres bør anonymiseres; de bør ikke inkludere personopplysninger som personer direkte eller indirekte kan identifiseres gjennom.

 

5. Rettslig grunnlag for varslingsretningslinjene

Denne policyen er basert på EUs generelle databeskyttelsesforordning og retningslinjer for varsling.

 

6. Overføring av personopplysninger utenfor EØS

Alle data lagres innenfor EU. Det er et generelt forbud mot overføring av personopplysninger ut av Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet (EØS) med mindre spesifikke mekanismer brukes for å beskytte data.

NB. Omfanget av denne varslingsretningslinjen inkluderer ikke potensiell overføring av personopplysninger fra EØS til tilknyttede selskaper utenfor EØS.